Grobe Vorplanung bis hin zum Detail-Zeitplan
Es kann von großer Hilfe sein, sich bereits vor der detaillierten Planung über den zeitlichen Ablauf der eigenen Hochzeit Gedanken zu machen. Wann findet die Trauung statt, wann wird gegessen, wann gefeiert. Wer soll da überhaupt den Überblick behalten?
Um einen groben Zeitplan erstellen zu können, kann es helfen die Planung in drei Kategorien zu unterteilen; Trauung, Essen und Party.
Trauung – Schnittstellen und Puffer beachten
Zunächst solltet ihr für euch entscheiden, welche Form der Trauung ihr möchtet. Standesamtliche -, kirchliche - oder Freie Trauung, oder vielleicht sogar eine Kombination? Falls ihr die standesamtliche und die rituelle Trauung auf einen Tag legen möchtet, sollte euch bewusst werden, dass es für euch und für eure Gäste ein langer und stressiger Tag werden kann. Unter Umständen zollt das frühe Aufstehen seinen Tribut am Abend und die Party endet schneller, als ihr erwartet habt.
Ob die Trauung der Startschuss eurer Hochzeit sein soll, oder auch schon vorher Aktivitäten stattfinden können, ist eine weiterer wichtige Entscheidung. Es gibt Paare, die sich unbedingt erst beim Einzug in die Kirche sehen möchten. Andere wiederum möchten den sogenannten „First Look“-Moment ganz privat nur zu zweit erleben, oder nur mit der Fotografin und wieder andere legen sogar das komplette Fotoshooting vor die Trauung, weil das Styling dann noch perfekt ist und man später die Gäste nicht allein lassen möchte.
Die nach der Trauung folgende Gratulation sollte unbedingt eine Rolle im Zeitplan spielen. Bei vielen Hochzeiten sind nach der Trauung für Braut und Bräutigam kleine Überraschungen oder Spiele, wie das gemeinsame Ausschneiden eines übergroßen, auf ein Leinentuch gemaltes Herz mit Hilfe von Nagelscheren, oder das Durchsägen eines Baumstammes geplant. Besonders Vereine oder Kollegen lassen sich hier gerne etwas einfallen, um das Brautpaar z.B. mit einem Spalier zu überraschen. Aus diesem Grund sollte für die Gratulation und den Sektempfang ausreichend Zeit eingeplant werden. Auch Gruppenfotos nach der Trauung können ein gewisses Zeitfenster in Anspruch nehmen.
Essen - Satte Gäste sind glückliche Gäste
Eines der wichtigsten Faktoren auf einer Hochzeit – das Essen!. Als kleine Faustregel kann man damit rechnen etwa alle 2 Stunden etwas anzubieten, denn nicht jeder Gast wird jedes Angebot wahrnehmen. Zum Sektempfang am späteren Nachmittag können z.B. Canapés, Fingerfood oder Cupcakes und Donuts gereicht werden. Am Abend bildet das Buffet oder das Menü das Highlight. Zu späterer Stunde kann z.B. die Hochzeitstorte angeschnitten oder eine Candy Bar eröffnet und gegen Mitternacht noch einmal eine Gulaschkanone gereicht werden, oder Kalte Platten, zusammengestellt aus den Resten des Buffets. Dies kann natürlich dem eigenen Zeitplan und nach den eigenen Vorlieben angepasst, getauscht oder ganz neu interpretiert werden. Die von euch gewählten Dienstleister werden euch bei der Planung natürlich auch mit Rat und Tat zu Seite stehen und euch vielleicht sogar mit ihrem vielfältigen Angebot überraschen!
Party – Ruhiger Beginn bis zum Abrocken
Musik ist nach dem Essen das wichtigste Element zur Erzeugung einer ausgelassenen Stimmung und einer gelungene Party. Bereits beim Einzug in die Location sollte daher Musik gespielt werden, jedoch nur so laut, dass sich die Gäste noch unterhalten können. Dies gilt ebenso für das Essen, da hier eine Stille eintreten kann, die nicht mit dem Kauen und Schmatzen der Gäste gefüllt werden sollte. Dies ist zwar ein Zeichen, dass die Essensauswahl stimmt, aber eine dezente Musik im Hintergrund hält die Stimmung gehoben und nach dem Essen verfallen die Gäste nicht so leicht in ein Verdauungstief. Gegen Abend beginnt meist mit einer sich langsam steigernden Lautstärke die Partystimmung. Die Party ist für viele Brautpaare nach der Trauung das Highlight der Hochzeit. Hier kann ausgelassen getanzt und gefeiert werden. Hinzu kommen oftmals die Überraschungsbeiträge von Familien und Freunden, die sich in z.B. Reden, Spielen und Diashows äußern. Viele Brautpaare möchten sich dabei ganz und gar überraschen lassen. Die Koordination dieser Beiträge sollte allerdings lieber geplant werden. Eine ausgelassene Tanzstimmung für einen Sketch von einer Minute zu unterbrechen, rächt sich oft damit, dass die Gäste anschließend Gefallen am bequemen Sitzen gefunden haben.
Der Zeitplan
Nun notiert die drei Punkte „Trauung“, „Essen“ und „Party“ und die Uhrzeit, zu welcher der jeweilige bei eurer Hochzeit stattfinden soll. Lasst genügend Spielraum dazwischen, denn dort könnt ihr nun alles Weitere eintragen. Beachtet dabei immer die Anzahl der Gäste. Z.B. beim Buffet kann sich das Essen bei einer großen Anzahl länger hinziehen. So entsteht eure eigene Hochzeitszeitleiste, mithilfe der ihr in die detailliertere Planung eintauchen könnt!
Beispiel:
13:30 Uhr First Look
14 Uhr Trauung
15 Uhr Gratulation
16 Uhr Sektempfang und Fingerfood
17 Uhr Fotoshooting
18 Uhr Essen
19:30 Uhr Hochzeitstanz, Reden, Spiele, Beiträge, erste Tänze
22 Uhr Party
24 Uhr Mitternachtssnack
Wer hat an der Uhr gedreht oder hat sie im Auge?
Ein Tipp für alle, die Sorge haben, am Hochzeitstag nicht wirklich abschalten zu können. Eine Hochzeit will geplant und umgesetzt werden. Da man als Brautpaar aber meist rund um die Uhr eingespannt ist, wird es schwer, auf das Einhalten des Zeitplans zu achten. Darum ist es unerlässlich sich für den großen Tag Hilfe zu suchen. Einen Festleiter, Moderator, Zeremonienmeister oder Wedding Planer. Manch ein Musiker kann auch diese Aufgabe übernehmen. Wenn ihr euch keinen Wedding Planer leisten könnt oder wollt, könnt ihr innerhalb des Familien-, Freundes-, oder Kollegenkreises um Hilfe bitten. Falls ihr dies nicht alles einer einzigen Person zumuten wollt, könnt ihr auch für jeden der drei oben genannten Punkte eine andere Person fragen. Wichtig ist, dass es eine oder mehrere Personen sind, die euch verstehen und empathisch mit Menschen umgehen können. Zudem solltet ihr zuvor offen mit ihnen kommunizieren, was ihr euch für die jeweiligen Punkte wünscht. Auch sollten viele Schnittstellen beachtet werden die bei Abläufen entstehen.
Beim Punkt Trauung ist es sinnvoll einen Trauzeugen oder ein enges Familienmitglied zu bitten, den Überblick zu behalten und z.B. zum richtigen Zeitpunkt die Blumenmädchen losschickt. Oder kommen erst die Gratulationen oder Sektempfang. Dass sind nur einige Punkte, es gibt viele mehr die man beachten sollte.
Das Essen wird meist von dem jeweiligen Dienstleister gemanaged. Auf- und Abbau des Buffets oder das Servieren des Menüs stellen also am Tag selbst keine Probleme mehr dar, wenn ihr sie zuvor mit ihnen besprochen habt. Solltet ihr jedoch eine Räumlichkeit gemietet haben, bei der vor Ort keine Angestellten zur Verfügung stehen, kann auch hier Unterstützung von Nöten sein. Die Koordination des Kuchenbuffets, das Kochen und Ausschenken des Kaffees und generell der Getränke muss geplant sein. Hier bedarf es u.U. sogar mehrere Personen, die mit anpacken.
Bei der Musik kann man auf vorbereitete Playlists zurückgreifen, die eine dafür angefragte Person abspielt. Dies sollte aber gegen Abend und damit in Richtung Party professioneller gestaltet werden. Für die Party bieten zahlreiche Dienstleister wie Hochzeitsbands, -DJs oder Alleinunterhalter den Service der Koordination von Tanzen, Spielen und anderen Beiträgen. Solltet ihr euch diesen nicht leisten wollen oder können, sollte auch hier jemand eingeplant werden, der das Zepter in die Hand nehmen und mit ein wenig Gespür für Menschen und Stimmung den Abend leiten.
Mit so viel Unterstützung könnt ihr euren großen Tag sorglos genießen!